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Personalbedarfsermittlung als Element der Schwachstellenanalyse

Personalbedarfsermittlung im Krankenhaus

Die Rolle der Personalbedarfsermittlung im Krankenhaus hat sich in der Vergangenheit stark gewandelt. Während diese früher zur Vorbereitung der Budgetverhandlung mit den Kostenträgern genutzt wurde, dient sie heute, neben der internen Stellenermittlung, als Werkzeug zur Schwachstellenanalyse.

Wenn mehr Personal gebunden wird, als sich aus der Personalbedarfsermittlung ergibt, so kann dies an fehlerhaften Prozessabläufen oder an der mangelnden Abstimmung zwischen den Berufsgruppen liegen. Damit dient die Personalbedarfsermittlung als Initialzündung für eine tiefergehende Analyse der betroffenen Bereiche.

Erfolgt die Personalbedarfsermittlung über die Leistungseinheitsrechnung so werden alle Aufgaben differenziert bewertet. Dies erfordert die Abbildung des Leistungsgeschehen der Abteilung im Rahmen einer strukturierten Leistungserfassung. Leistungen, die nicht abgebildet sind ggf. zusätzlich zu bewertet.

 

Dies erfordert eine detailierte Erhebung und Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Bewertung hingegen erfolgt mit Personalbindungsminuten. Bei eigenen Zeitaufschreibungen ist darauf zu achten, dass Wartezeiten oder mängel ind er Aufbau und Ablauforganisation sicht nicht in den Personalbindungsminuten manifestieren.

 

Auch gilt es die Leistungsmengen vor der Personalbedarfsermittlung auf Plausibilität zu prüfen.

Im Gegensatz zur Leistungseinheitsrechnung werden bei diese Verfahren Kennzahlen bzw. Anhaltszahlen zugrunde gelegt. Die Anhaltszahl beschreibt i.d.R. das Verhältnis zwischen der Anzahl der Patienten und der Menge des notwendigen Personals.

 

Im Gegensatz zur Personalbedarfsermittlung über die Leistungseinheitsrechnung, bei der die Leistungen in einen Schweregrad differenzieren bzw. zusätzliche Leistungen auch differenziert abgebildet werden können, sind bei dem Verfahren diese Aufgaben häufig pauschal abgegolten. Dies führt häufig zu weniger Transparenz als bei der Leistungseinheitsrechnung.

 

Das Verfahren hat jedoch durchaus seine Berechtigung. So sind nicht immer die Daten in dem Maß verfügbar, wie Sie für eine Leistungsheinheitsrechnung erforderlich sind.

Im Gegensatz zur Leistungseinheitsrechung bei der alle Leistungen der Abteilung differenziert bewertet werden, unterstellen die Personalbindungsminuten der DRGs bereits ein Leistungsgerüst welches bei der DRG im Mittel zum Tragen kommt.

 

Damit kann über dieses Verfahren eine Plausibitätsprüfung der anderen Methoden erfolgen.

Während die zuvor genannten Methoden das Leistungsgeschehen der Abteilung in den Mittelpunkt stellt, bildet die Arbeitszplatzmethode einzig und allein den Personalbedarf in Abhängigkeit zu besetzenden Arbeitsplätze ab.

 

Die Methode hinterfragt nicht wie die zuvor genannten Verfahren die Sinnhaftigkeit des Arbeitsplatzes. Dennoch ist es eine wichtige Methode. So kann über die Arbeitsplatzmethode die Menge des Personals bei definierten Arbeitsplätzen ermittelt werden. Somit dient dieses Verfahren zur Ermittlung des Mindestbesetzung.

 

Auch kann hierüber der Personalbedarfs auf Basis eines vorgegeben Dienstplanmodells ermittelt werden.

Letzendlich sind die Ergebnisse immer mit dem refinanzierten Personal sowohl im stationären Bereich als auch im ambulanten Bereich gegenüberzustellen.

In unsere Projekten

verlassen wir uns nicht nur auf die Daten des Controllings. Wir binden die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eng in das Projekt ein. Zum einen gilt es, Besonderheiten der Abteilung zu erkennen und in der Personalbedarfsermittlung zu berücksichtigen. Zum anderen gilt es, das Ergebnis nach Abschluss der Analyse umzusetzen. Dies gelingt nur mit weitreichender Transparenz.

Die Personalbedarfsermittlung erfolgt stets über mehrere Methoden. Gegebenenfalls auftretende Differenzen werden begründet. Abschließend erfolgt ein Abgleich der Ergebnisse mit dem finanzierten Personal. Zusätzlich wird geprüft, ob mit dem ermittelten Personal auch unter arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen ein Dienstplan erstellt werden kann.

Letztendlich sollte eine Personalbedarfsermittlung stets Hinweise auf mögliche Optimierungspotentiale geben. Seien es strukturelle Defizite oder Probleme in den Prozessabläufen.

1

Auftaktgespräch

2

Plausibilitätsprüfung der zur Verfügung gestellten Daten

3

Interviews mit Chefärzten, Abteilungsleitern und Mitarbeitern

4

Visitation der Abteilung

8

Abschlusspräsentation

7

Ergänzung des Zwischenberichts und Erstellung eines Abschlussberichtes

6

Zwischenbericht und Besprechung der Ergebnisse mit allen Beteiligten

5

Auswertung der Daten, Gespräche und Erkentnisse der Visitation sowie Erarbeitung von Handlungsempfehlungen

Seit über 30 Jahren

Für die Durchführung der Personalbedarfsermittlung bedarf es qualifizierter Personalbindungsminuten und Anhaltszahlen, um Aufgabenfelder sachgerecht bewerten zu können. Die Gütersloher Organisationsberatung gehört zu einem der wenigen Beratungsunternehmen, welche seit über 30 Jahren Minutenwerte empirisch erhebt und für die Personalbedarfsermittlung zur Verfügung stellt. Die erhobenen Daten werden unter anderem im Kompendium Personalwirtschaft und Personalcontrolling veröffentlicht.

Was können wir für Sie tun?

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besitzen eine langjährige Erfahrung in der Personalbedarfsermittlung für Akut-Krankenhäuser, Psychiatrische Einrichtungen und Rehakliniken. Gerne bringen wir unser Wissen in Ihre Projekte ein. Die Tiefe der Integration entscheiden Sie selbst:

  • Durchführung der Personalbedarfsermittlung im Auftrag des Krankenhauses / Trägers
  • Begleitung des Projekts "Personalbedarfsermittlung" im Hintergrund
  • Bewertung der im Krankenhaus durchgeführten Personalbedarfsermittlung
  • Erstellung eines Benchmarks zum Einstieg in die Personalbedarfsermittlung
  • Ermittlung des refinanzierten Personals

Zusätzlich stellen wir mit dem GOBnet ein Tool zur Personalbedarfsermittlung für alle Bereiche des Krankenhauses zur Verfügung. Damit können die Ergebnisse der Personalbedarfsermittlung in den nächsten Jahren eigenständig fortgeschrieben werden.

Eine Leistungsübersicht zu unserem GOBnet finden Sie hier:

Bei Fragen stehe ich Ihnen auch persönlich zur Verfügung

Dipl.-Wirt.-Inf. Maik O. TauchGeschäftsführer

Ich bin seit 2004 im Unternehmen und seit 2011 Geschäftsführer der GOB. Mein Beratungsschwerpunkt liegt im Aufbau eines kontinuierlichen Personalcontrollings, in der DRG-Kalkulation sowie in der Organisationsanalyse und Prozessoptimierung. Ich war unter anderem Leitung der Sekretariate und des Zentralen Schreibdienstes in einem Maximalversorger und kenne die Probleme im Alltag.

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Unsere Seminarempfehlung

Thema Datum Ort Verfügbare Plätze
Praxistag zur Personalbedarfsermittlung im GOBnet 2021/02/25 25.02.2021 Gütersloh
Intensiv-Workshop: Personalbedarfsermittlung unter DRG-Bedingungen im Krankenhaus 2021/02/23 23. und 24.02.2021 Gütersloh

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